Ngân sách (budget) ước lượng doanh nghiệp của bạn sẽ kiếm được bao nhiêu tiền và tiêu bao nhiêu tiền trong khoảng thời gian xác định. Ngân sách đơn giản nhất là liệt kê các chi phí cố định và chi phí biến đổi và xác định cách phân bổ tiền vào các hoạt động của doanh nghiệp.
Dự báo (forecast) là dựa vào dữ liệu lịch sử và dữ liệu các giao dịch hiện tại, kết hợp với thông tin về ngành và thị trường để xác định cách thức phân bổ ngân sách cho các chi phí dự tính được trong khoảng thời gian tương lai. Dự báo tăng niềm tin cho lãnh đạo trong việc ra các quyết định quan trọng.
Ngân sách và dự báo tài chính (financial forecast) có mục đích khác nhau nhưng đạt hiệu quả tốt nhất khi thực hiện đồng thời. Trong khi ngân sách chi tiết các kết quả kỳ vọng trong tương lai, dự báo tập trung vào các sự kiện tương lai có thể xảy ra để thông báo liệu doanh nghiệp có đạt được các kết quả thiết lập trong ngân sách hay không.
Vậy các điểm quan trọng là
- Ngân sách đảm bảo doanh nghiệp vận hành theo đúng lộ trình đặt ra bằng việc liệt kê các khoản chi tiêu và so sánh các dự tính chi tiêu đó với thực tế đang thực hiện.
- Dự báo dựa vào các mục tiêu của ngân sách + dữ liệu quá khứ + các thông tin phân tích về ngành, thị trường để dự báo khả năng có đạt được các mục tiêu dự tính đề ra hay không
- Ngân sách thực hiện phân bổ vốn/tiền trong khi dự báo là công cụ để thực hiện việc phân bổ đó.
Thế nào là lập ngân sách?
Lập ngân sách là quá trình tạo ra một bản kế hoạch chi tiêu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định (tháng, quý, năm), ước lượng doanh thu và chi phí trong kỳ lập ngân sách.
5 loại ngân sách
Các doanh nghiệp thường áp dụng các loại ngân sách dưới đây:
- Ngân sách cố định trong suốt kỳ lập ngân sách, thực hiện theo các phòng ban, theo các hạng mục chi phí cố định, chi phí biến đổi
- Một bản ngân sách tổng được lập hàng năm cho toàn bộ các phòng ban của doanh nghiệp với các chỉ tiêu ngân sách như doanh thu, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí vốn và các chỉ tiêu khác sử dụng trong báo cáo tài chính
- Một bản ngân sách tài chính thể hiện chiến lược của doanh nghiệp trong quản lý tài sản, dòng tiền, thu nhập và chi phí. Ví dụ như doanh nghiệp có kế hoạch lên sàn hoặc chuẩn bị cho các thương vụ mua bán sát nhập, khi đó doanh nghiệp cần lập ngân sách tài chính để xác định và dự phóng giá trị doanh nghiệp trong tương lai.
- Ngân sách hoạt động (operating budget) dự báo doanh thu, chi phí từ hoạt động vận hành hàng ngày bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý và chi phí chung (SG&A)
- Ngân sách dòng tiền (cash flow budget) lập giả định về dòng tiền vào và chi phí trong khoảng thời gian xác định
Dự báo tài chính là gì?
Khác với ngân sách, dự báo tài chính dựa vào mục tiêu ngân sách, lấy dữ liệu lịch sử và kết hợp với thông tin phân tích về ngành, thị trường để dự báo khả năng thực hiện được các mục tiêu ngân sách. Dự báo này giúp chuyên gia tài chính và trưởng các bộ phận của doanh nghiệp đánh giá khả năng công ty có thể thực hiện được các mục tiêu ngân sách đặt ra và đưa thông tin giúp họ thực hiện các điều chỉnh kịp thời.
Ngân sách và Dự báo, cái nào nên thực hiện trước?
Ngân sách và dự báo cần được thực hiện cùng nhau, trong khi ngân sách thiết lập các mục tiêu, dự báo giúp đánh giá khả năng thực hiện mục tiêu của ngân sách. Dự báo có thể giúp xây dựng ngân sách và chỉ ra cách phân bổ tiền vào các mảng khác nhau của doanh nghiệp. Đồng thời, nếu thiếu ngân sách thì dự báo không có mục đích thực sự.
Quy trình lập ngân sách, lập dự báo
Có 4 loại quy trình lập ngân sách: incremental – gia tăng, activity-based, value proposition và zero-based:
- Incremental budgeting là phương pháp phổ biến thực hiện bằng lấy số liệu của kỳ liền kề trước đó và thêm/hoặc bớt một tỷ lệ phần trăm để xác định ngân sách cho kỳ lập hiện tại. Đây là phương pháp phù hợp với doanh nghiệp mà các hạng mục chi phí chính không có nhiều biến động trong năm. Tuy nhiên cách này thường chưa chi tiết đến cấp độ phòng ban, chưa xem xét được liệu phòng ban nào thực sự cần thêm hoặc bớt đi phân bổ tiền để đạt được mục tiêu chung.
- Activity-based budgeting (ABB) thiết lập mục tiêu ngân sách và xác định tham số đầu vào, hoạt động cụ thể để đạt mục tiêu. Phương pháp này thực hiện dựa trên nền tảng phương pháp quản lý chi phí theo hoạt động Activity-based costing (ABC). Mỗi chỉ tiêu ngân sách bao gồm 3 thông tin chính: hoạt động cần thực hiện, số lượng hoạt động cần thực hiện và chi phí cho hoạt động đó. Ví dụ rửa xe là một hoạt động lập ngân sách, mục tiêu là 12,000 lần trong năm tới, chi phí một lần thực hiện là 250,000 VNĐ. Vậy ABB cho hoạt động này là 12,000*250,000 VNĐ.
- Value proposition: quản trị ngân sách dựa trên giá trị mang lại từ ngân sách bằng việc đánh giá từng chỉ tiêu ngân sách về khả năng tạo ra giá trị cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan
- Zero-based: các phòng ban xây dựng ngân sách từ đầu bằng con số 0 như cái tên của phương pháp này, bỏ qua toàn bộ nguồn lực và chi phí hiện có.
Trong khi đó quy trình dự báo là lấy dữ liệu hiện tại và lịch sử giao dịch cùng với dữ liệu của thị trường để xác định mục tiêu ngân sách có thể đạt được hay không. Ví dụ dự báo doanh số hàng tháng cung cấp thông tin về các mức tồn kho, thay đổi trong nhu cầu mua hàng của khách hàng, thông tin của đối thủ trong thị trường, kết hợp với thực tế doanh số bán hàng trong kỳ. Việc kết hợp dữ liệu thực tế doanh số với dự báo doanh số và các mục tiêu ngân sách, doanh nghiệp có đủ thông tin để đưa ra các thích ứng phù hợp liên quan đến cách thức bán hàng, marketing để đảm bảo mục tiêu doanh số có thể đạt được.
So sánh ngân sách và dự báo
Điểm tương đồng
Cả ngân sách và dự báo tài chính giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định điều hành và cung cấp các thông tin mang tính hỗ trợ cho việc điều chỉnh kế hoạch kinh doanh. Bộ phận tài chính thông thường theo dõi cả ngân sách và dự báo tài chính, dựa vào dữ liệu quá khứ để đưa ra các giả thiết về các sự kiện tương lai.
Điểm khác biệt
Ngân sách thường là cố định, đặc biệt trong kỳ theo dõi xác định, thường là theo năm tài chính. Dự báo giúp doanh nghiệp ra quyết định điều chỉnh ngân sách và không có chiều ngược lại. Ngân sách phân bổ vốn/quỹ còn dự báo là công cụ để thực hiện việc phân bổ đó. Ngân sách cung cấp mục tiêu, dự báo giúp doanh nghiệp biết khả năng đạt được mục tiêu. Dự báo không cung cấp thông tin về thực tế diễn ra, còn budget thì có thể dựa vào phân tích chênh lệch dữ thực tế và mục tiêu ngân sách.
Tóm tắt về điểm tương đồng và khác biệt theo bảng dưới đây:
| Ngân sách | Dự báo |
|---|---|
| Cố định | Biến động |
| Phân bổ vốn | Giúp xác định cần phân bổ vốn vào đâu |
| Thiết lập mục tiêu theo bộ phận | Cung cấp thông tin về kế hoạch kinh doanh hiện tại có cho phép mục tiêu đạt được |
| Dựa trên dữ liệu giao dịch | Lấy thông tin từ thị trường, ngành |
| Dựa vào chênh lệch giữa thực tế phát sinh và giá trị kỳ vọng | Không cung cấp thông tin về sự chênh lệch giữa giá trị kỳ vọng và thực tế |
| Bao gồm mục tiêu về doanh số, chi phí toàn doanh nghiệp | Tập trung vào bộ phận có ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận, thông thường là bộ phận kinh doanh |
Nguồn: NetSuite blog
