15 lợi ích của ERP cho doanh nghiệp năm 2022

Một trong những câu hỏi đầu tiên khi cân nhắc đầu tư một hệ thống ERP là lợi ích của nó mang lại cho doanh nghiệp là gì. Nhìn chung, hệ thống ERP sẽ là một cơ sở dữ liệu trung tâm cho toàn công ty với khả năng cung cấp báo cáo quản trị, tăng hiệu suất làm việc và giảm chi phí. Tuy nhiên, để đánh giá cụ thể khả năng hệ thống đáp ứng với doanh nghiệp, cách công nghệ giúp giảm chi phí và thúc đầy tăng trưởng, dưới đây là 15 lợi ích mà hệ thống ERP có thể đem lại cho doanh nghiệp:

1. Bảo mật dữ liệu

Dữ liệu là tài sản có giá trị của doanh nghiệp vì nó đóng vai trò quan trọng trong hỗ trợ ra quyết định và hệ thống ERP có thể giúp bảo vệ tài sản này. Thực tế là nếu dữ liệu được lưu trữ tại một nơi duy nhất thay vì phân tán trên các phần mềm khác nhau với các cấp độ bảo mật khác nhau, thì sẽ tăng mức độ bảo mật dữ liệu. Hệ thống ERP thay thế dữ liệu đang được lưu trữ trên các file mềm như excel hay các tài liệu khác lưu trữ trên máy tính cá nhân của nhân viên và trao đổi dữ liệu qua phương thức email, ứng dụng chát…Đặc biệt với mô hình Cloud ERP, dữ liệu còn thường được lưu trữ phân tán trên các máy chủ truy cập từ xa và là một phương án dự phòng để bảo vệ khỏi sự cố khi lưu tại một nơi duy nhất, giúp thêm một lớp bảo mật dữ liệu. Ngoài ra, hệ thống ERP tăng độ bảo mật dữ liệu với khả năng phân quyền ai có thể xem/sửa dữ liệu gì.

2. Dữ liệu chuẩn hóa, tập trung

Giá trị đáng kế nhất của hệ thống ERP trong vấn đề theo dõi hiện trạng, truy gốc lịch sử thông tin dữ liệu xuyên suốt các phòng ban là ở khả năng lưu trữ tại một nơi duy nhất. Điều này rất khó khăn và nhiều khi không thể thực hiện được nếu dữ liệu được lưu trữ và phân tán giữa các phần mềm độc lập, dẫn đến tình trạng dư thừa, trùng lặp, thiếu chuẩn hóa đối với dữ liệu.

Hệ thống ERP giúp chuẩn hóa các dữ liệu cơ sở với nguyên lý một hệ thống duy nhất giúp mọi dữ liệu đều chung một định dạng duy nhất, loại bỏ hoàn toàn công sức thủ công và lỗi dữ liệu trong công tác lập báo cáo. Thông tin dữ liệu chuẩn hóa giúp lãnh đạo có được tri thức của doanh nghiệp, hỗ trợ ra quyết định quan trọng, nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành doanh nghiệp

3. Tuân thủ

Việc có thể dễ dàng tìm được thông tin, chứng từ được lưu trữ chính xác, cập nhật thực sự giảm đáng kể công sức để tuân thủ với các quy định mà doanh nghiệp cần thực hiện với các cơ quan chuyên trách như thuế, kiểm toán. Các hệ thống ERP thường sẵn sàng đáp ứng các quy định bản địa của từng quốc gia về chuẩn mực kế toán, thuế… cũng như các chuẩn mực quốc tế khác như IFRS. Những hệ thống ERP tốt còn thường xuyên cập nhật theo những thay đổi của chuẩn mực, tiêu chuẩn hay quy định.

4. Nâng cao hiệu quả

Có rất nhiều cách lý giải việc hệ thống ERP nâng cao hiệu quả đáng kể như thế nào. Một trong lý do cơ bản nhất là khả năng tự động các nghiệp vụ cơ bản, lặp lại giúp nhân viên được giải phóng khỏi các công việc mang tính chất “cày cuốc”, “bán thời gian” để có thể tham gia đóng góp giá trị cho doanh nghiệp. Đồng thời, hệ thống còn giúp nhân viên hoàn thành tác vụ nhanh hơn do thực hiện theo quy trình chuẩn định nghĩa sẵn. Khi nhân viên có đủ thông tin về mọi góc nhìn cần thiết của doanh nghiệp, họ không cần phải hỏi vòng quanh các phòng ban khác về thông tin, dữ liệu chi tiết cho công việc của họ nữa.

Thiếu một nền tảng ERP đủ tốt, tăng trưởng luôn đòi hỏi tăng thêm số lượng nhân sự mang tính bội số (1 dự án cần 5 nhân sự, thêm 1 dự án cần thêm tương ứng 5 nhân sự). Khi loại bỏ được đáng kể khối lượng công việc thủ công của một nhân viên, họ sẽ được giải phóng để tham gia vào các hoạt động tăng trưởng khác của doanh nghiệp.

5. Visibility

Visibility là tính chất có thể trông thấy được, tính rõ ràng, tính rõ rệt, tính minh bạch và đây là một trong các lợi ích cốt lõi của hệ thống ERP. Nghĩa là mọi người đều có thể nhìn thấy được một cách rõ ràng, minh bạch về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Visibility cho phép ra quyết định tốt hơn và nhanh hơn vì người quản lý có được mọi góc nhìn liên quan để hỗ trợ họ. Ví dụ, nếu bộ phận mua hàng có thể thấy được trạng thái của đơn đặt hàng đang trên đường vận chuyển, chưa tới được kho của công ty, thông tin giúp quản lý theo dõi đặt hàng để tránh được thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho.

Visibility của hệ thống ERP còn ở dưới góc độ trạng thái của các quy trình và dữ liệu được quản lý bởi các bộ phận khác nhau, giúp các bộ phận và cá nhân hoàn thành công việc tốt hơn, loại bỏ thời gian và công sức tìm kiếm thông tin.

6. Scalabilty – Mở rộng

Khi một doanh nghiệp đang vận hành một hệ thống ERP, sự tăng trường của doanh nghiệp đòi hỏi hệ thống ERP cần đáp ứng được các nhu cầu sau:

tăng thêm số lượng người sử dụng
thêm mô đun chức năng mới
thêm các pháp nhân hoạt động mới nếu hệ thống ERP có hỗ trợ mô hình quản trị đa công ty
thích ứng được với nhu cầu lưu trữ dữ liệu lớn hơn
thích ứng được với số lượng giao dịch, ví dụ số lượng đơn hàng một tháng, lớn hơn
thích ứng được với nhu cầu nhiều ứng dụng tích hợp khác kết nối đồng thời nhiều hơn
đảm bảo tốc độ, hiệu năng hệ thống trong quá trình sử dụng lâu dài

Mỗi hệ thống ERP sẽ có giới hạn mức độ tăng thêm khác nhau, ví dụ giới hạn số lượng người dùng, khả năng lưu trữ… Mô hình Cloud ERP được coi là có khả năng thích ứng tốt hơn so với mô hình on-premise bởi vì toàn bộ hạ tầng đã bao gồm trong thuê bao phần mềm. Trong khi đối với mô hình on-premise, doanh nghiệp thường phải đối mặt với lãng phí đầu tư thêm hạ tầng máy chủ, cơ sở dữ liệu, hệ thống lưu trữ, bảo mật…

7. Nền tảng di động

Người dùng ngày nay đã quen thuộc với trải nghiệm sử dụng smartphone hay các thiết bị di động khác và đó cũng là xu hướng của các hệ thống ERP tiên tiến ngày nay khi hướng tới đem đến cho người dùng cùng một trải nghiệm. Các hệ thống Cloud ERP đúng nghĩa sẽ cung cấp khả năng truy cập từ trình duyệt, thông tin hiển thị dưới dạng dashboard, các biểu đồ, chỉ số trực quan…thậm chí có thể cài đặt thêm các ứng dụng khác trên chợ ứng dụng tương tự như đối với trên Apple Store hay Google Store.

Đối với nhiều doanh nghiệp, truy cập sử dụng bằng mobile không chỉ là yếu tố nên có mà là bắt buộc phải có. Ví dụ, người quản lý thường xuyên không ngồi văn phòng có thể thấy được tình hình kinh doanh thông qua báo cáo tổng hợp trên mobile, quản đốc sản xuất ghi nhận thực tế số liệu sản xuất cũng cần trên mobile, nhân viên giao hàng xác nhận với khách hàng real-time cũng cần thực hiện qua mobile…

8. Tiết kiệm chi phí

Đối với chủ doanh nghiệp, lý do thuyết phục nhất để đầu tư hệ thống ERP là để giảm chi phí vận hành doanh nghiệp. Khả năng tự động hóa theo quy trình giảm thiểu những nghiệp vụ dư thừa, trùng lặp giữa các phòng ban, kiểm soát và tránh được sai xót số liệu, hạn chế các bước phê duyệt không cần thiết, đảm bảo kết xuất báo cáo được chính xác và real-time…Tất cả các yếu tố đó cộng hưởng làm tăng năng suất của các bộ phận, dẫn đến tiết kiệm chi phí vận hành.

9. Quy trình chuẩn hóa

Quá trình triển khai hệ thống ERP được thực hiện bởi chuyên gia tư vấn (ERP Consultant) nhằm thực hiện đánh giá và tối ưu các quy trình nghiệp vụ hiện tại của doanh nghiệp. Các hệ thống ERP tốt, lâu đời luôn có sẵn các hệ thống quy trình chuẩn hóa đã được vận hành bởi nhiều doanh nghiệp khác trên toàn cầu

10. Báo cáo real-time

Báo cáo là lợi ích rõ ràng nhất của hệ thống ERP sau khi doanh nghiệp đã có được dữ liệu tác nghiệp của các quy trình xuyên suốt doanh nghiệp. Các hệ thống ERP giải quyết nhu cầu báo cáo khác nhau, có thể dạng dữ liệu hàng-cột như excel, dạng biểu mẫu cố định theo nhu cầu từng doanh nghiệp. Đối với các hệ thống ERP tiên tiến còn cung cấp báo cáo dưới dạng dashboard, biểu đồ, chỉ số kéo thả, truy gốc tận cùng các con số báo cáo…

Tính real-time của báo cáo là đặc biệt quan trọng để bảo bảo vận hàng quy trình thông suốt, giúp lãnh đạo ra được quyết định điều hành kịp thời

11. Hiệu quả vận hành

Bằng việc vận hành theo quy trình chặt chẽ xuyên suốt các bộ phận, ngóc ngách của doanh nghiệp, thông tin dữ liệu đồng nhất, không dư thừa trùng lặp…giúp mọi công việc được thực hiện nhanh chóng hơn, loại bỏ những công việc dư thừa ngoài chuyên môn. Điều đó giúp nâng cao hiệu quả, dẫn đến giảm chi phí hoạt động.

Ví dụ một doanh nghiệp sản xuất làm ra 10 sản phẩm với lợi nhuận gộp bình quân là 20%. Hệ thống ERP có thể giúp truy gốc cấu trúc chi phí sản xuất của từng sản phẩm, giúp người quản lý nhận dạng được những sản phẩm có chi phí nhân công sản xuất cao nhưng đem lại lợi nhuận gộp thấp do thời gian sản xuất thủ công quá lớn. Lãnh đạo có thể thực hiện ra quyết định đầu tư thêm máy móc, công cụ sản xuất một cách hợp lý để tăng năng suất sản xuất, giảm chi phí nhân công để đạt kỳ vọng lợi nhuận gộp mong muốn 25%

12. Dịch vụ khách hàng tốt hơn

Dịch vụ khách hàng là một mảng nghiệp vụ của doanh nghiệp mà hệ thống ERP có thể hỗ trợ. Đồng thời, toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng đều được liên kết đến các quy trình bộ phận khác như bán hàng, kho, bảo hành, kế toán…giúp nhân viên chăm sóc khách hàng luôn có được thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời phản hồi yêu cầu hỗ trợ của khách hàng.

Một ví dụ khác, nếu quy trình xử lý đơn hàng được thực hiện nhanh chóng, bộ phận sản xuất và mua hàng luôn đáp ứng được bất cứ nhu cầu hàng hóa và thời gian giao hàng của khách hàng thì sẽ đem lại sự hài lòng cho khách hàng

13. Làm việc cộng tác

Hệ thống ERP là công cụ để các phòng ban tương tác công việc với nhau hiệu quả trên cùng một hệ thống. Việc các bộ phận sử dụng các phần mềm độc lập thiếu kết nối dẫn đến rào cản thông tin giữa các bộ phận, các bộ phận giao tiếp với nhau thông qua báo cáo tổng hợp được kết xuất từ hệ thống nội bộ của phòng và không có khả năng truy gốc. Khi nhân viên tương tác và làm việc với nhau nhiều hơn, doanh nghiệp được hưởng lợi.

14. Tính linh động

Những hệ thống ERP được coi là nền tảng được thiết kế hướng tới phục vụ doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực, kích cỡ. Chính vì vậy mà yếu tố linh động theo từng khách hàng luôn được xem trọng để hỗ trợ các chức năng tùy biến, thích ứng với nhu cầu khách hàng. Ví dụ như khả năng tùy biến giao diện, thêm các trường thông tin, trình bày form nhập liệu, tùy chỉnh báo cáo, chỉ số…thậm chí tùy chỉnh cả quy trình

15. Dự báo chính xác

Hệ thống ERP tốt ngoài việc cung cấp quy trình, chức năng phục vụ vận hành còn hỗ trợ thêm phân hệ lập kế hoạch và dự báo. Tùy thuộc các hệ thống khác nhau mà phạm vi hộ trợ lập kế hoạch/dự báo cũng khác nhau từ dự báo kinh doanh, dự báo nhu cầu và kế hoạch cung ứng, kế hoạch vật tư nguyên liệu, ngân sách chi phí…giúp doanh nghiệp chủ động vận hành kinh doanh, thúc đẩy tăng trưởng. Một số hệ thống ERP tiên tiến còn hỗ trợ các phương pháp dự báo dựa trên lịch sử dữ liệu quá khứ.

Nguồn: NetSuite Blog